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新型企业常年法律顾问业务操作指引

新型企业常年法律顾问业务操作指引

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新型企业常年法律顾问业务操作指引

 

特别说明:

本指引由北京德和衡律师事务所陶光辉律师研发制作,系其团队向中大型企业提供新型法律顾问服务时所遵循的操作规程和执行内容。本指引充分满足企业对法律服务的深度需求,可供国内其他专业律师团队在提供高端企业法律顾问服务时参考。

友情提示:

1.版权所有,转载和使用本指引,请务必说明来源。

2.本指引仅是律师提供常年法律顾问活动时的参考,不能以此判定律师执业是否尽职,也不能说明不依此执业的律师不尽职。

目    录

第一章 新型常年法律顾问的服务理念

第二章 新型常年法律顾问的前期工作

第三章 用法律支持业务发展

第四章 以合规保障业务价值

第五章 施培训宣传法治文化

第六章 化危机渡过艰难时刻

第七章 建系统提升法务效率

第八章 新型常年法律顾问的诉讼策略

第九章 新型常年法律顾问的工作报告

 

第一章 新型常年法律顾问的服务理念
1.1 新型常年法律顾问的定义

本指引所指常年法律顾问,是指在企业已有法务/公司律师时(多数情况下),向企业提供以年为周期的综合性法律服务的外部律师及其团队。

本指引所指新型常年法律顾问,是指以不同于传统的方式,向企业提供创新的年度法律顾问服务的外部律师及其团队。

1.2 新型常年法律顾问的服务愿景

提供新型常年法律顾问服务的律师团队(以下简称为“顾问律师”)应具备宏观视野,站在企业整体角度,满足企业战略和商业要求,预防和控制企业整体风险,以协助企业建立健全行业内领先的法务风控体系为根本目标,使企业最终可深刻受益于法治。

顾问律师不仅应以企业为服务对象,更应以企业法务/公司律师为服务对象,以提高法务效率、提升法务技能为直接目标,最大程度地赋能于法务/公司律师。

1.3 新型常年法律顾问的工作框架

基于新型常年法律顾问的服务愿景,顾问律师应在以下三方面展开工作:

1.3.1 建立健全企业的法务风控体系。顾问律师应按照企业最高层的意图和要求,联合法务部门,对企业现有的合同审查、投融资、知识产权、合规管理、风险管理、内部控制等法务全貌,进行梳理和评价,对其存在的缺陷进行增补和纠偏,以在企业内建立健全一套与企业业务流程和管控能力相适宜的法务风控体系。

1.3.2 提高法务工作效率。顾问律师应围绕合同审查、常见法律问题咨询、法律风险识别与评估、合规管理制度、业务合规操作指引等工作,以维护当事人商业利益,实现和防范法律风险为目标,有效地指导和协助法务完成各项任务。

1.3.3 提升法务工作技能。顾问律师应在协助法务完成前述具体工作事项的同时,注重法务与顾问律师的合理分工,在合同审查方法、合规管理技能、专项法律研究,知识管理与法律培训等方面与法务互动与交流,推动企业法务成长,从而更好地实现企业聘请常年法律顾问服务之目标。

1.4 新型常年法律顾问的工作原则

基于新型常年法律顾问的服务愿景,顾问律师提供新型常年法律顾问服务时的工作原则包括:

1.4.1 以商业问题为导向。企业遇到的法律问题,最终会归结为企业的商业问题。顾问律师应尽量将当事人提出的法律问题,不管是诉讼类型的,还是非诉讼类型的,还原为商业利益的风险与分配问题,主动采取一种从本质上解决问题的思路,给出解决方案或建议。

1.4.2 效率与合规并进。顾问律师对企业提出的法律需求与法律事项,应主动做好沟通,及时反馈,做到效率优先。对于企业的重复性法律需求,可协助企业进行标准化、流程化,以提高效率。同时,在维护企业合法权益同时,协助企业建立合规管理机制,以合法合规方式经营和管理企业。

1.4.3 疑难问题专项解决。对于企业遇到的疑难、复杂问题,顾问律师应在本律师事务所内寻求帮助,必要时组织专家小组予以讨论,给出最优解答。

1.4.4 整合知识与资源。为更好实现新型常年法律顾问的服务愿景,顾问律师团队平时即应注重积累专业知识服务商、技术服务商、人才中介平台及媒体等资源,在必要时赋能于企业和企业法务。

 

第二章 新型常年法律顾问的前期工作
2.1 企业访谈与法治体检

2.1.1 顾问律师在接受企业正式委托后,启动新型常年法律顾问服务的前期工作。通过法务部门收集外部法律顾问工作所需要的企业初始状况信息,包括企业基本信息、历史沿革、部门组成、法务部人员情况、主营业务情况、公司基本商业模式、公司所处行业概况等。必要时,可与企业高管、业务部门进行访谈。

2.1.2 在收集企业初始信息以及进行访谈之后,有必要继续了解企业的依法治企运行情况,即企业管理层对法律的重视程度,法务部在企业中的位置,法务部门的工作内容,以及曾发生的法律纠纷和案件等,必要时形成一份《企业法治体检报告》。

2.2 企业关键业务与核心流程梳理

顾问律师应根据通过初始收集、访谈、法治体检等获得的资料,对企业的关键业务与核心流程进行梳理。这是初步识别企业可能面临的风险及深入了解企业业务运行的重要一步,为顾问律师将来协助建立企业风险库打下基础。

顾问律师应当自行制作《企业关键业务与核心流程图》,并与企业法务部门进行沟通,确认是否正确理解了企业的业务模式和业务流程。必要时,通过法务,向企业索要其自身已制作的业务流程图等资料,与之对照,以便对企业业务有个更好、更深入的认识。

2.3 企业适用法律法规汇编

在对企业所在行业与主要业务有一个较为全面的认识之后,顾问律师应组织团队成员,主动收集、整理和编制或更新企业业务所可能适用到的法律法规(一般的民商事法、诉讼程序法等并不包含在内),最后形成《某公司主要适用法律法规汇编》,必要时可在此基础上形成《某公司核心业务主要适用法律法规汇编》。

2.4 行业常见风险与企业一般风险识别

2.4.1 在企业法治体检、关键业务与核心流程梳理、适用法律法规汇编等工作之后,顾问律师应了解企业所在行业的特点,用案例归纳法、专家经验法、假设推演法等,识别出企业所在行业的常见风险,形成《企业行业常见风险清单》。

2.4.2 对企业面临的行业风险具备通用认识后,顾问律师应组织团队继续深入企业业务,对企业面临的静态风险进行评估,并从岗位、流程、业务等角度进行风险识别,形成《某企业一般风险清单》。

2.5 企业风险管控框架设计与优化

顾问律师应基于对本企业业务情况的了解,以及对本企业法务管理现状的认知,结合自身企业风控体系建设经验,对所服务企业的风险管控框架提出建设性意见。如企业之前不具备主动搭建的风控体系,则由顾问律师提出风控框架的设计思路;如企业之前已有相关的风控体系或职责,则由顾问律师提出优化意见和建议。

 

第三章 用法律支持业务发展
3.1 法务管理工作优化

顾问律师应主动和法务部成员进行交流,特别是配合法务负责人梳理法务部的工作事项和工作分工,按既有利于提高法务效率,又有助于法务成长的原则,对法务管理工作进行优化。顾问律师应提出切实可行的优化建议。

3.2 合同审查与合同管理

3.2.1 顾问律师应按委托代理协议的要求,及时完成企业交办的合同修改或合同起草工作。顾问律师修改或起草合同时,应关注合同背景,合理分配交易风险,防控交易成本。在修改时,须及时与法务或业务部门沟通,获得足够信息,结合法律规定,出具修改或审核意见。

如系复杂和长篇合同,其审查步骤和方法,可参考陶光辉律师另行制定的《合同审查七步法》。

3.2.2 顾问律师应注意出具合同审查意见的时间,一般应当在接到合同审查任务后的48个小时内。在预计无法在规定时间内完成时,需要提前告知法务或企业对接部门。

3.2.3 顾问律师对于企业认为重要的合同或遇到特殊时刻(如本次新冠疫情),应当关注合同的履行。可协助法务部门设置合同履行里程碑,到重点节点时注意提醒企业。对于企业内部的合同管理流程,顾问律师可基于经验,提出优化建议和意见。

3.3 范本合同制定与完善

为提高合同审查与管理效率,顾问律师应协助法务部门将合同工作清单化、标准化、范本化,具体包括:

3.3.1 制定常见合同审查要点清单。对企业常用合同进行分类,根据业务模式、交易地位等,顾问律师协助法务部门逐一制定每一类合同的审查要点清单。如商业租赁合同审查要点清单、设备采购安装合同审查要点清单、股权转让合同审查要点清单等。制作合同审查要点清单的目的,在于方便顾问律师和法务对照审查要点,快速出具合同审查意见。

3.3.2 制定合同标准条款。结合企业常用和重要合同,顾问律师协助法务部门拟定可适用的合同标准条款,如管辖地、争议解决、知识产权保护、保密、合规要求、反腐败、违约责任等条款。同时,可在企业内发布合同标准条款使用说明。

3.3.3 制定及优化合同范本。结合企业经常业务,顾问律师协助法务部门制定以业务开展为线索的合同范本,形成范本汇编。同时,可在企业内制作和发布合同范本使用说明。必要时,可通过专场法律培训予以说明。

3.4 日常法律事项咨询

对于企业和企业法务提出的除合同、合规、投融资、上市IPO、破产清算以外的其他日常法律事项,包括但不限于公司治理、规章制度、劳动用工、知识产权、财务税收等方面的咨询,顾问律师应及时回复。

如发现属于复杂、疑难问题,可启动本指引所规定的顾问律师第三项工作原则,即疑难问题专项解决。

3.5 投融资法律事项前期咨询

对于企业和企业法务提出的投融资法律事项,顾问律师可根据自身经验,给予最大程度的前期意见和建议,包括并购标的企业信用查询、交易结构设计前期讨论,并购流程咨询等。

如企业委托顾问律师提供投融资专项法律顾问服务,则由顾问律师根据自身经验,参照其他操作指引予以执行。

3.6 法务管理制度完善

为提升法务部在企业中的话语权,更好地实现法治管理的价值,顾问律师应定期或不定期协助法务部门制定、修改、完善相关法务管理制度,包括合同管理办法、案件管理办法、法律风险管理办法、知识产权管理办法、外部律师管理办法等。

同时,提示法务部注意制度的更新、制度的实施。

 

第四章 以合规保障业务价值
4.1 合规风险与案例库建设

4.1.1 企业法务部门逐渐承担合规管理职责,作为提供新型常年法律顾问服务的外部律师,有责任协助法务部或合规部推进与完善本企业的合规管理体系建设。

4.1.2 顾问律师可在对企业所在行业常见风险与企业自身一般风险了解的基础之上,按照合规风险的识别、分析与评价方法,协助法务部或合规部建立本企业静态合规风险库。

4.1.3 顾问律师应组织团队成员,收集和整理历史的、同类企业的、被新闻报道的以及被司法裁判的相关案例,形成《企业合规风险案例库》。该案例库可用于企业合规培训、合规风险预警等场合。

4.2 合规管理制度制定与完善

合规管理在一般企业内尚属于新事务,对于尚未制定和颁发合规管理制度的企业,顾问律师可协助法务部或合规部拟定相关合规管理必要制度。具体可包括《合规管理办法》、《商业行为合规准则》、《合规管理专项实施细则》等。如必要,可进一步协助企业将合规职责内化到企业各部门、各岗位之中。

对于已制定和颁发合规管理制度的企业,顾问律师可协助法务部或合规部进一步完善和优化。

4.3 合规审查

对于企业重大决策事项,作为提供新型常年法律顾问服务的外部律师,有责任协助法务部或合规部将合规审查纳入决策的必经流程之中。顾问律师可协助提供《合规审查意见表》范本,并推动企业建立“未经合规审查不得作出重大经营决策”的管理机制。

4.4 合规管理运行机制设计

为促进合规管理在企业中的持续落地,顾问律师可协助法务部或合规部设计一套与企业经营、管理状况相适宜的合规管理运行机制。具体包括合规风险触发与预警机制、合规风险隐患跟踪机制、合规岗位履职监控机制、合规第三方尽职调查机制、合规联席会议机制、合规强制咨询机制、合规责任追究机制等。

4.5 制定专项合规政策与操作指引

根据企业合规建设进展以及企业重点业务领域,顾问律师可协助法务部或合规部制定专项的合规政策与合规管理操作指引。具体包括企业反腐败政策与合规指引、网络安全与数据保护政策与合规指引、反垄断与反不正当竞争政策与合规指引、企业用工政策与合规指引、企业环保政策与合规指引、企业出口管制和经济制裁政策与合规指引等。

 

第五章 施培训宣传法治文化
5.1 高管法治意识培训

法务在企业中的地位和作用发挥,很大程度上取决于企业高管的法治意识。对于那些遭遇过重大法律管制或纠纷事件的高管,他们的法治意识自然得以强化,促使他们会重视法律、重视法务人员和顾问律师。

但多数企业高管,仍受限于业务发展需要和个人专业背景,对企业法治的重要性认识有待提高。顾问律师可就此开发面向企业高管的法律课程,并协助法务展开高管法治意识培训。

5.2 法务合规技能培训

本新型常年法律顾问的服务愿景之一便是提升法务技能。顾问律师应每年至少三次,以不同的方式与法务部成员进行专业交流。具体可包括培训课程、研讨会、沙龙、论坛等,也可邀请法务到律师事务所参观、学习。

5.3 企业法治文化培训

企业法治或合规文化,是企业全员的事。因此,顾问律师可在企业要求的情况下或主动到企业进行普法宣传。

 

第六章 化危机渡过艰难时刻
6.1 企业危机公关咨询

在企业遭遇重大法律或声誉危机时,作为顾问律师应当勇于分担责任。在接受企业委托后,顾问律师可帮助分析其中利害关系,利用执业律师的天然优势,代表企业从法律上、事实上进行发声,提供适宜的法律意见和建议,协助企业渡过难关。

6.2 媒体公关资源对接

顾问律师利用平时积累的媒体等资源,为企业推荐合适的、专业的危机解决方案供应商。

 

第七章 建系统提升法务效率
7.1 法务信息化前期管理咨询

法务信息化是大型企业法务部提高效率,纵深发展的必然。顾问律师无法提供信息化所需要的IT技术,但对于法务信息系统所需要的管理思想却有一定优势。制定本指引的律师团队基于多次法务系统建设经验,就如何搭建合适的法务管理系统,可给出一定的咨询参考。

7.2 法务系统软件开发商资源对接

顾问律师利用平时积累和对接的资源,为企业推荐合适的、专业的法务系统软件开发商。

 

第八章 新型常年法律顾问的诉讼策略
8.1 诉讼仲裁事项应对思路咨询

诉讼或仲裁,虽不属于常年法律顾问服务范围内的事项,但本指引项下的新型常年法律顾问律师对于企业发生的重大或疑难诉讼及仲裁,因较为熟悉企业经营与管理情况,应本着有利于企业利益的角度,化法律问题为商业问题,用商业问题解决诉讼、非诉解决诉讼等思路,为企业提供所涉及的诉讼及仲裁事项之应对策略。

8.2 诉讼仲裁事项法律大数据检索

企业发生诉讼或仲裁时,顾问律师应利用自身法律数据库的优势,组织人员快速完成所涉法律领域的大数据检索工作,形成《某案件大数据报告》。

 

第九章 新型常年法律顾问的工作报告
9.1 新型常年法律顾问工作记录

顾问律师应为每一个企业客户建立单独的文件库,记录客户的工作需求和工作成果,但不保留客户的纸质原件。

9.2 新型常年法律顾问工作报告(外部视角)

一个服务周期过后,顾问律师应汇总过去一年的工作情况,形成《法务工作年度总结(外部视角)》,供企业法务参考。如企业续聘顾问律师,则在续聘开始后,顾问律师与法务部共同策划形成《法务工作年度规划(外部建议)》。

 

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本操作指引执笔人
陶光辉律师
陶光辉,德衡律师集团副总裁,一法网创始人,北京市律师协会企业法律顾问专业委员会副主任。著有《公司法务部》(法律出版社)、《法务之道》(中国法制出版社)、《合规管理十论》(内部刊物)。主编《依法治企法典大全》(内部刊物)。

重要说明

本指引系北京德和衡律师事务所陶光辉律师团队推行的“新型企业常年法律顾问服务产品“的内部操作规范,现对外完整公布。一是为国内律师同行提供一种思路和方案;二是希望赋能更多的企业法务,共同将法务事业做得更扎实,更有声有色。如需新型常年法律顾问服务的,可直接与陶光辉律师联系。联系方式:yimanage(微信)。

 

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