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内控的风口他们这样站——一位审计副总监的故事

内控的风口他们这样站——一位审计副总监的故事

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这两天审计部遇到了桩怪事,却怪的让部门异常开心。

 

谈起这事,审计部副总监张爱萍的喜悦和欣慰溢于言表。最近他们刚结束一个项目,刚与被审计部门沟通完,被审计部门就找来了,要求按审计发现的问题马上着手改进,以往即便正式的审计报告送达也未必有这么快的行动,这是对审计过程的认可。着实是破天荒头一遭。话说审计部作为公司组织架构之一,与各部室自当兄弟敦睦,但那是不亮出一纸审计通知之时。一旦审计项目进驻,客气中的“不待见”都明白写着呢。当然也绝不能剑拔弩张,咱这也没有华山,何况都是有素质有涵养的职业人士。但内心不爽是肯定的——“挑毛病的来了,”“没看到我们这么忙,一会要这一会要那,到底要啥?”……

 

没办法,谁让审计工作自带“嫌弃加分项”,“宿命”何以扭转?风起于青萍之末,且让我们去最近刚刚结题的合同会签内控项目风口一观。

 

让背锅侠借势,擦锅不甩锅

今年初,审计、运营、信息管理三部门承接了公司(职能口)合同会签内控项目,这支流程上线已有些时日,堆积了细节不匹配、分支走错交叉反复等的情况,各流程发起部门自然有怨言,以至于不知不觉放大了流程的慢。信息管理部作为系统守护神虽首当其冲倍受诟病,但仍孜孜以求尽力穿梭各个节点试图推进,即便收效甚微,默默做背锅侠已久却不改初衷。流程上线运行的过程也是一个检验并不断完善流程的过程,副总监袁红彬说,谁都没有那么全面的全局观,哪怕有一点改善,就有可能带动全局,锅甩来就背着,因为他们的部门追求是:持续为客户创造价值。

 

奈何信息管理是定制服务,接受业务需求却无从决断。在重新审视这支流程时,有相关业务部门的认可签字,实际有些节点却找不到运行“主人”,需求的深入审视注定缺失,流程效率从何谈起?袁红彬说,他们希望未来能匹配业务大数据分析审视能力。这次通过项目审视,召集行政、法务、采供参与,解决了流程中各效率关键节点的问题,优化了与ERP等系统的配合,尽管改善后的流程上线实际运行要到明年了,但“黑锅总算洗净了”,看得出,信息管理对项目结果很满意,进而充满信心地谈起明年创新新增两支流程的构想。袁红彬说,项目取得成果审计的功劳第一。

 

其中流程有关行政管理签章关键节点,因业务庞杂,还未做到完全上线,线上线下流程交织带来签批进度差异,业务部门急得火上房,行政管理把控第一,实在难放“领导已同意签章”这一马,饶是“举章难下”,“不急业务所急”的锅一个个背起来冤枉的紧。在这支关联八方的流程中背锅侠也是成群结队,流程不能完全线上还交织线下流程,合同签批中责任难免交缠,流程发起业务口自然堵心——怎么不该卡的也卡,还审核不完,这么慢!流程慢的黑锅不飞才怪。

 

 

行政、法务、采供等相关部门积极配合投入项目,加班加点支持修改,成功上岸。特别是法务,项目结束直感谢审计,帮他们理的明明白白,刚开始还不理解项目,现在真是感谢,审计、运营、信息管理、采供、法务、行政、财务数次的沟通,乃至争端现在看来都值得。张爱萍说他们也没有什么特别之处,就是延续审计成立以来一直的观念:揭示、防范问题,而不是刻意挑毛病,抱着真心为被审计部门好的心,对方总会慢慢感受到这一切都是为公司好。

 

内控做好了受益的是业务部门,额外配合审计的主观意识不用宣贯就会转为主动参与的行为。前段时间电商事业部因电商流程能否上线的事主动咨询审计,张爱萍说她们也很希望成为业务的咨询伙伴。她说,这些工作局面的扭转在于具体到每一项工作的观念沟通,更为重要的是姚总带出了好的审计团队,大家荣誉面前退让,困难当头争抢,有共识共进的基础。

 

团队谈起张爱萍的业务能力是个个服气。这次项目审计部是作为内控口项目承接,李伟丽刚被指派接替负责项目时,感觉无从下手,无论如何都不敢接应,非把团队盛智文拉上做挂名负责人。当然项目组不会让李伟丽单兵作战,关于大方向运营管理部和审计反复沟通多次,敲定的很清晰。

 

 

项目组三个部门共同配合非常顺畅,职责内外并不会太计较,具体到流程节点的截取筛选的细节也会共同关注,运营部总监董爱军提出应该将工作日剔除在外考量,非常关键。张爱萍进一步帮李伟丽仔细理清风险矩阵理论,凭借对业务的熟悉,清晰地告诉她内控的节点有哪些,项目达成的结果会怎样。有了这样的明确“作业线路图”,再加用心学习,李伟丽大胆出发了,在系统中调阅了2750支既往流程的2万多个字段,1.2万多个审批节点,遇到专业的业务环节,就邀请董爱军、张爱萍主导沟通,最终梳理归纳出6个类型的问题,提交了8项建议。

 

随着配合进程的推进,信息管理部被提示改进的环节也在累加,两个部门的了解反而因此加深,项目审核过程中发现问题,都是随时现场改进纠偏,不等报告结题后,业务部门心服口服。信息管理也因此更深知问题被指出来才有机会改进,才不会再背锅。

 

审计部帮信息管理插上了透视业务的翅翼,无论调阅系统节点多繁杂,加班加点也乐意配合,乃至对项目外的求助事项,貌似“直男癌”的信息同事竟然事后专门追过来问结果是否如愿,把李伟丽着实小感动了一把,更确信了张爱萍所反复强调的,审计做到家就在于练好内功帮到对方。这次项目推进是一个痛并快乐的过程,业务对检查出的错误从被迫接受到越来越欢迎,因为真的帮到了他们。现在项目相关方都非常接受流程推线上,认可减少例外事项,规避内控缺陷的做法。

 

上半夜想想自己,下半夜想想别人

张爱萍说,每个人都葆有责任心是理想状态,那将是最好的内控,但还不是大同世界的时候,就需要穿好内控的线,把风控节点构建牢固,审计防范串联点线成面。审计工作不预设主观立场,以事实为依据,还原真相,找出问题提出建议。她常提示团队多想想盲人摸象,引导大家深入去理解任何问题发生的根源,再加强沟通技巧和方法的训练,同理心换位思考,边审计边整改总会帮到对方。张爱萍说,她和奶奶一起生活的经历很长,奶奶对她的影响很大,老人家教育她,上半夜想想自己,下半夜想想别人,话语极为朴实,道理却让她受用终生。在生活工作中,张爱萍很愿意读一些佛教哲理类书籍并去运用,在她看来明理就能做好事情。

 

平时除了在项目中知无不言,言无不尽地倾其所有指导部门,张爱萍还会在餐桌、差旅途中随时随地分享小哲理故事,就如分17头牛这样听起来和工作八杆子打不着的故事:有一老头留17头牛的遗产给3个儿子,嘱咐老大分1/2,老二分1/3,幼子得1/9,不能杀也不能卖,儿子们打得头破血流也无法分开,邻居细听牵来一头牛,说送给3个儿子分,按遗嘱9、6、2利索分好,3个儿子喜极,邻居牵来的牛剩下了,乐呵牵走。故事或许无厘头,智慧却是妥妥的干货,团队也听得乐呵更在工作中细品。盛智文说,跟着张爱萍在工作中能学到太多东西,她干过财务、营销财务、内控,业务太熟练了,自己浑然不知的偏差,张爱萍一眼就看出来了,只要审计报告最终经她审核过,对方一定不会有疑义。

 

这还不算,竟然还是“学霸”,用起新工具分分钟秒杀他们几个“90前”。以前看审计对象满眼都是问题,甚至因此带给对方伤害,现在每个审计项目报告首先是一次自我成长的历程,会更加注意全局观地去看问题。目前承接的项目数量虽然更多了,很累,但心里愉快,私心希望能一直跟着张爱萍工作下去,因为想学的东西还很多很多。

 

李伟丽说,张爱萍把“众筹报告”的概念带给了部门,每次审计报告出来先要内部评议,提问题,让其他项目组的同事以局外人的眼光挑毛病,让“局外人”听懂报告是第一条件,部门一一过关,再是张爱萍过关。作为年轻人,耐心听别人“鸡蛋里挑骨头”还真是一项巨大的挑战。李伟丽说,刚开始别人给自己提意见简直无法接受:你又没有做这个项目,你了解什么就指手画脚?甚至私下向同事吐槽,如果有人给你辛辛苦苦做出来的报告挑毛病,你会怎么样?没想到,同事说那我会很高兴的,因为有人帮我呀。很快地,李伟丽就渡过了心理不适的难关,现在特别喜欢这样的众筹,他们的报告一个至少要过半天,有时甚至一天,夜半三更才结束更是常事,报告质量能不好么?!

千禧年前后,张爱萍就驻扎上海做财务,那时候公司内部以及客户不了解的,都误以为她是搞综合业务的,有多少公司内外在上海迎来送往的行程、住宿都是张爱萍操办的,从来不分份内份外,职务高低,只要有求都是乐呵呵办到位。工作上更是没含糊,当时许多商业客户熟悉她更甚于地区经理,今天遇见了依旧亲切。张爱萍读书颇有“诗的功夫在诗外”的意味,更贯通在工作中,张爱萍说对业务的熟悉和积累,多亏那会不管职责内外的忙碌,曾经与业务一道跑药店,发信箱的愉悦至今难忘。

 

 

来源:一叶鸣

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