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后疫情时代,企业如何进行合规建设

后疫情时代,企业如何进行合规建设

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近日,伟凯律师事务所与中国对外承包工程商会联合举办了关于“后疫情时代的合规问题”的网络讲座。

伟凯律师事务所合伙人郭冰娜表示,世界银行过去的分析表明,有四分之一的投资项目至少收到一个欺诈和腐败的投诉。与2016财年相比,2019财年中国企业实体受制裁数量增长了超过3000%(统计数据截止至2020年3月)。根据公开资料,截至2020年5月11日,共有255家中国企业和个人正处于“取消资格”中,其中包括16个个人。

何为世界银行制裁体系?后疫情时代,企业进行合规建设所能采取的最佳做法是什么?

世界银行的制裁体系及中企制裁情况

 

郭冰娜说,自从1998年世界银行成立制裁委员会以来,世界银行就加大了制裁和执法力度,但是很多中国公司对此并不了解。基于对过去数据的分析,有近四分之一的投资项目中至少收到了一个欺诈和腐败的投诉。在世界银行的调查机关廉政局(INT)的2019财年报告中,世界银行表示共有2461个投诉递交给了INT,384个案件进行了初步调查,53个公司与个人遭受到了银行取消资格或其它的制裁措施。

据了解,世界银行的执法权主要来自其贷款协议。在协议中,世界银行保留了审计权并可要求公司主动披露与国际项目相关的文件与行为。如果公司拒绝披露相关信息,世界银行可以指控企业阻碍调查。与某国政府的调查权力不同,世界银行的管辖权不受地域限制。只要证据存在,不论这个证据在哪一个司法管辖区,世界银行都可以要求公司提供。如果公司拒绝提供,那么世界银行就可以指控公司阻碍调查。

郭冰娜说,世界银行不仅关注腐败,也关注融资合约中的欺诈行为。一些不当行为,比如错误陈述工作人员的资质、伪造工作时间记录等这些看上去无足轻重,但也会遭受世界银行的制裁。很多中国公司对此也感到意外。世界银行的制裁也会引发“交叉制裁”。共有截止至2020年5月11日,根据世行官方数据,共有27个中国实体被亚洲开发银行制裁,17个被非洲开发银行制裁,还有2个被泛美开发银行制裁。

谈到世界银行的制裁程序,伟凯华盛顿办公室资深律师EmilyHolland说,世界银行采用两级制裁程序。简单来说,潜在的可制裁的不当行为将首先被廉政局调查。廉政局直接对世界银行行长汇报。如果廉政局发现证据,且没有达成和解,案件将抵达第一级裁决官。第一级裁决官可以暂停资格或通过包括取消资格的方式在内,进行初步制裁。如果没有上诉,那么裁决就将执行。如果有上诉,那么企业必须向世界银行的制裁委员会上诉。这就是第二级制裁机关。制裁委员会对每一个案件的审核都遵从“de novo”原则,即不会遵照第一级裁决官的决定,而是重新审议。一般来说,世界银行制裁委员会的决定为终审,不得上诉。

Emily Holland说,世界银行的制裁体系最重要的是独立。所有的实体都互相独立,制裁委员会的成员也不是世界银行员工。世界银行会对流程进行描述,但不会公开。也就是,制裁的结果是公开的,但具体的流程不会。但是,没有被上诉的第一级裁决官的决定一般都是对外公开的。此外,虽然制裁案件往往不会点名指出各方是谁,在一些情况下,外界可以通过决定发布的日期与取消资格的时间来确定各方的身份。廉政局会在调查阶段听取投诉或指控。大部分都来自外部举报。在2019财年,外部举报的数据接近82%。廉政局会通过桌面研究、背景调查、现场视察等方式进行,也可能会告知公司,将启动合约中的审计权采访员工或带走文件。审计之后,廉政局可能会发布包含审计发现的“质询信”。这对于公司来说是一个机会,可以向廉政局展示为什么公司不应该受到制裁,并提出和解方案。如果没有和解,那么廉政局会将案件交给第一级裁决官。第一级裁决官将审核证据的充分程度。在此阶段前,调查员可以要求暂停某公司的资格,或者也可以在证据评判完毕,确认证据充分后暂停资格。

虽然世界银行一直在努力加快案件处理速度,但平均一件快速处理的案件需要7个月,而一个典型调查大约需要将近一年的时间。EmilyHolland说,世界银行针对五种可制裁的行为(腐败、串通舞弊、欺诈、胁迫以及阻碍)。其中,前4种已经与4家其他多边发展银行进行联动——亚洲开发银行、非洲开发银行、欧洲复兴开发银行和泛美开发银行。根据世界银行和这4家多边发展银行的交叉取消资格协议,任何一家企业实体只要被其中一家取消资格超过一年以上就将被所有银行取消资格。此外,世界银行政策允许将可能违反本国法的情况移交给当地司法机关,所以公司可能会面临额外的法律负担。世界银行也在近期稳步加大对公司集团的针对和制裁。在当前制裁体系下,世界银行拥有5种可能的制裁手段:有条件的恢复资格、规定期限的取消资格、永久性取消资格、有条件的不取消资格、以及非取消资格制裁,包括有条件的不取消资格、谴责信、恢复原状和其它补救措施。世界银行在决定采取什么行动更为合适的时候会考虑一系列加重或减轻裁决的因素,并全部、部分或完全不采纳。需要指出的是,在几乎所有的案件中,不论公司的责任如何,采取了什么样的补救措施,任何可制裁不当行为的指控只要被证实,都会带来一段时间的暂停资格,也经常带来取消资格。

 

如何应对世行的调查与制裁

 

谈到企业如何应对世行的调查及制裁,EmilyHolland说,不同案件的应对策略不同,但有一些关键的流程和时间问题是相通的。一种情况是:如果可制裁的行为发生了,公司需要在案件被移交给第一级裁决官之前就与调查人员沟通。理想情况下,公司需要向调查员提供必要的证据,完全证明完全不需要进一步调查,或者与调查员达成和解(这经常可以减少取消资格的时间)。一般来说,这需要公司表示会引入或者改进内部合规项目。另一种情况是:合规局正在进行调查,但是公司经过自己调查发现没有可制裁的不当行为。那么,公司需要试图让廉政局相信并结束调查。这个过程的关键是,廉政局需要看到所有相关证据。但是,如果调查员只看到了可制裁不当行为的证据但没有看到可以减轻惩罚的证据(这些证据可能就在公司的掌控中),则呈送给第一级裁决官的案件不会包括减轻惩罚的证据,使得该公司很可能被暂停资格。此时,公司将不得不向第一级裁决官进行解释,请求回应,甚至在更严重的情况下要向制裁委员会发起诉讼并证明没有可制裁的行为发生。企业的运营更不要说企业声誉都会受到影响。所以,在案件交给第一级裁决官,开始暂停资格之前就向廉政局提交证据就非常重要。

Emily Holland说,调查期间与廉政局合作可以用作在第一级裁决官或者制裁委员会前减轻惩罚的证据。公司最好需要雇佣外部律师,在受保护和有权限的情况下进行独立、全面的内部调查。此外,公司还需要识别并主动停止任何不当行为,惩罚一切责任人。主动、合理的补救措施,在有意义、合适并有详尽记录的情况下可以成为一个关键的减轻惩罚的因素。

伟凯纽约办公室合伙人Scott Hershman称,世界银行取消资格和《反海外腐败法》有所不同。在世界银行,任何项目投标过程中的虚假或者误导性文件,或者未能披露重要信息,不论是有意的还是无意的,不管虚假陈述是否属于投标的关键部分,或这些是否造成任何误解或者影响,都是欺诈行为。《反海外腐败法》则只限于对政府官员的行贿或腐败付款行为。但今天我们谈论的欺诈行为不只局限于此,而是包括愿意提供、给予、收取或者索要任何有价物以影响另一方行为的动作。

Scott Hershman说,企业需要进行风险评估,识别公司内控可能造成欺诈行为的缺陷。

在制裁流程中,廉政局可能会以审计为名联系你,发出“审计信”,需要注意这不是日常或者技术性审计。任何来自廉政局的请求或者任何来自多边开发银行的要求都是以调查性质的,需要企业与合规部门的注意,必须严肃对待。另一种文件是质询信,一般都是廉政局相信它有足够证据开始制裁流程时发出。你需要立刻准备自己的证词、事实等。“其中,企业经常犯下的一个错误是,他们在收到这些信函的第一步是出于节省费用的角度自己内部处理。这是一个严重的错误和危险的策略。企业需要从外部司法顾问处得到帮助,确保万无一失,保证自己提交的文件与沟通始终得到外部专业人士的支持。这其中有很多雷区,非专业人士很容易踩中。”Scott Hershman说。

 

疫情危机后的合规建设

 

新冠肺炎疫情对企业的合规建设提出新的挑战。伟凯纽约办公室合伙人Scott Hershman表示,后疫情时代,可能提升商业腐败与其它不当行为可能性的因素有所增加。他说,首先,更为完善的远程工作条件将更强调合规和控制系统的重要性。在疫情之后,会有更多的人不在办公室而是远程工作,这将让管理层,特别是合规审计员与其它工作人员更难发现问题。这要求企业在至少两个方面调整已有的合规和审计工作:第一,需要披露比通常所见更多的违规行为。同时需要提高警惕,因为发现问题会变得更为困难。第二,因为现在都采取远程工作模式,需要及时发现更小的违规行为。

“考虑到政府没有过高的频率使用新技术,并且人员也较为分散,所以得到必要的许可可能会花费更长的时间,人们在不能容易做到的时候就可能偷工减料,影响公司的合规与廉政建设。我们需要对信息流的改变以及其所带来的风险保持敏感。”Scott Hershman说。

Scott Hershman说,其次,采购过程也可能发生变化。采购一直存在潜在的腐败隐患。当前政府希望尽快控制疫情,快速获得医疗物资与其他必需品,在投标、资质尽职调查等方面的限制有所放松,腐败的风险也提升了。“我们需要对该过程中的潜在腐败与欺诈甚为小心。”Scott Hershman说。

第三,供应链将面临巨大压力。低供给、高需求、急需要与边境控制构成了完美风暴,扰乱了物资的购买与提供,也可能带来囤货居奇、制假售假等腐败行为。Scott Hershman认为:“世界银行已经表示将投入相当的资源解决供应链中的问题。而大量资金涌入也会提高腐败风险。危机中的快速处理和立刻付款等行为让尽职调查和投诉流程的时间缩短,但我们也需要保持警觉。”

第四,政府大型、快速的救济工作将为不良行为创造机会。另外,投诉举报系统可能会受到严峻考验。Scott Hershman说,近期,世界银行刚刚任命了一位廉政副行长。世界银行行长表示,保护举报者将是廉政副行长的高度优先关注事项。

Scott Hershman认为,廉政与合规官员需要适应远程工作和非面对面沟通。缺乏实地对接与面对面沟通将对工作产生影响。为帮助企业在危机后仍然保持生命力,Scott Hershman建议,企业首先是风险重估,识别哪些流程和政策需要更新或调整才能面对未来需要。接下来,确定所需人才与技能,现在就要建设自己的工作团队,驱动自己新的廉政与合规部门。第三,确定需要新招员工的领域并立刻执行,保证有人可以执行监督工作。第四,为员工举行培训。他说,合规教育永远是关键,在工作与沟通方式发生改变的时候就更为重要。另外,雇佣外部律师是处理合规与廉政问题的明智选择。“考虑到监管、政府监督将无疑在任何国家抬头,“吹哨人”现象也有可能更为频繁,提早评估让外部律师介入就显得更为重要。”Scott Hershman说。

 

来源:中国对外贸易杂志

 

法务合规内控风险一体化(上海站)

课程内容:

第一天

内控原理暨内控风险体系如何为企业实现价值增值

主讲人:刘冬,北京第一会达风险管理科技有限公司总经理

模块一: 内部控制基本理念

1. 内控理论的历史与发展

2. 内部控制的整体框架

3. 内控制度常见问题

模块二:内部控制体系的建设

1. 内控流程梳理

2. 内控流程框体系构建

3. 内控流程示例

模块三: 内部控制体系的运转与更新

1. 内部控制手册的编制

2. 内控体系的评价

3. 以合同管理为例进行的内控优化

模块四: 内部控制向风险管理升级

1. 风险的定义及分类

2. 风险评估与风险管理应对策略详解

3. 内控向风险管理升级


第二天 

合规管理要素与框架暨法律一体化管理体系构建

主讲人:陶光辉,德衡律师集团副总裁&一法网创始人

模块一:合规管理的基本理念、价值与领域

1. 合规管理的概念、历史与发展

2. 合规管理标准与合规管理指引的主要内容

3. 合规管理的价值与领域

模块二:合规管理体系的要素、框架与步骤

1. 合规管理的组成要素

2. 合规管理体系的运行机制

3. 合规管理体系建设的步骤与重难点

模块三:法务管理4.0:合同、诉讼、并购、合规、风控+管理

1. 法务部的管理模式进化

2. 法务部工作的当今理念

3. 风控的综合手段:法律运用、监督检查、考核追责

模块四:法律一体化管理体系的构建路径:PCF流程、PDCA制度与GRC治理

1. 法律一体化的可能性与必要性

2. 法治管理概念的内涵与外延及其实施路径

3. PCF流程、PDCA制度与GRC治理

 

时间地点:2020年7月25日-26日,上海市(具体上课地址,另行通知)

 

课程价格:

4800元/位

 注:一法网老学员、三人以上团报、提前报名缴费者,可享优惠,具体咨询工作人员,电话:15010055730(微信同号)

 

扫码报名:

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小编微信:Crocso 如欲就法务与合规管理进行交流、培训、咨询等,可与我联系,将为您推荐大咖老师、资深专家和律师。