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全面复工,企业合规不得不懂的事 ——以反商业贿赂为视角

全面复工,企业合规不得不懂的事 ——以反商业贿赂为视角

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2020年开年有些特别,停工、停产在疫情期间成了许多企业面临的困境。现在国家逐步允许各行各业复工复产。在此我们提醒大家,越是在疫情好转的全面复工期,企业应该比以往更注重对自身合规制度的创建和完善,这样才能使自己在接下来竞争激烈的经济复苏期可以站稳脚跟、得到长效良性发展!

近年来,我国监管机构对境内企业在反商业贿赂的执法力度不断增强、执法数量也呈上升趋势;同时我国企业在境外遭受此类合规执法数量也明显增多。面对日趋严格的执法动态和紧张的国际形势,企业更应该清晰地了解在反商业贿赂领域应合哪些规?哪些情境下有较高的合规风险?遇到合规风险应该怎么做?

 

一、合哪些规?

以下是近年来比较热门的国内外反商业贿赂合规执法依据,我们按适用对象进行了分类。

中国际标准化组织于2016年10月颁布的《ISO37001:2016反贿赂管理体系——要求和使用指南》系第一个国际反贿赂管理体系标准,适用于各国所有领域的小型、中型和大型组织,包括公共、私人和非盈利企业建立反贿赂体系框架;深圳市于2017年6月12日发布的《反贿赂管理体系》(SZDB/Z 245-2017)即深圳标准是国内首套以“标准”文本形式出现的反贿赂相关文件。在过往实践中,尤其是并购业务中,收购公司会对目标公司提出合规体系方面的要求,有时甚至会具体到要求目标公司的合规体系达到某个标准例如《ISO37001:2016反贿赂管理体系——要求和使用指南》的要求。

 

二、哪些情境下有较高的合规风险?

现实中,不少企业仍然过于乐观地认为没有必要搭建专门反商业贿赂合规体系,对于反商业贿赂的禁止性规定也仅是以 “遵纪守法”类的概括性规定在企业制度中予以体现。

合规在任何情况下对企业都很重要。特别是,如果您的企业正处于或在未来可能处于以下情境时,则反商业贿赂的合规风险相对较高。在此情况下,搭建专门反商业贿赂合规体系是您企业长远发展的重要保证。

 

1、频繁接触国内外政府官员

 

各国对于政府官员的廉洁性均有相应的规制,且贿赂公职人员对应的惩处往往要比普通的商业贿赂严重。如果您的企业在业务方面需要频繁接触国内外政府官员,意味着企业业务往往会受到政府官员较多的影响,极易致使企业及其员工为了获得或维持企业的业务实施贿赂行为。在此情境下,您的企业更应该注重反商业贿赂合规,否则一旦事发往往会给企业带来严重的法律后果。

需要注意的是,这里的政府官员,不仅仅是指国家机关工作人员。我国以及其他国家法律往往会将一些非国家机关工作人员也视为政府官员,常见的有国有企业相关工作人员。因此,即使您的企业不需要与国内外国家机关工作人员频繁接触,也不能掉以轻心。

与此同时,很多国内外政府工程、国企项目都会将竞标企业是否具有完善的反商业贿赂合规制度列为门槛。如果企业需要获得这些业务,前提必须是自身拥有相应的合规制度,仅仅是“遵纪守法”类的概括性规定显然不能符合这一要求的。

 

2、业务涉及腐败高危行业

 

根据过往执法案例并结合行业特点,我们可以发现医疗健康、房地产与建筑工程、能源、金融与投资、教育、互联网以及零售行业属于腐败高危行业。监管部门也发声强调严惩上述领域的腐败现象,甚至开展了针对上述领域的专项整治行动。例如,在新《反不正当竞争法》于2018年实施以后,市场监督管理总局在2018年[1]和2019[2]年先后发文要求加强反不正当竞争执法,其中均明确地将医药领域的商业贿赂行为作为执法重点。

尤其需要注意的是,贿赂金额一旦超过一定限度,就不是行政处罚那么简单,更会受到刑事追责。我国成立专门的监察机构,对腐败行为零容忍,实践中的反腐案例也体现了政府对于受贿和行贿行为一并打击的严峻形势。例如,单位行贿罚金高达30亿的GSK 案件、能源贪腐的系列案中牵出众多能源公司行贿案等等。所以,如果您的公司属于上述腐败高危行业,那么更应该建立完善的反商业贿赂合规制度,做到防患于未然、有备无患。

 

3、发现员工不当行为

 

企业发现员工有不当行为后,除了应当及时调查并采取恰当的措施处置违规员工,更应当及时反思企业合规内控体系有效性,深挖违规原因以堵住内控漏洞,避免类似违规行为的再次发生。如果企业仅仅是着眼于当前的违规个案而忽略改进整体的合规运作机制,致使违规行为不断发生的话,员工个人的违规行为就可能会上升上公司违规行为,从而致使公司遭受调查进而被追究法律责任。

因此,公司切不可对员工的不当行为掉以轻心,也不可以为处置了违规员工后就万事大吉。员工的不当行为是对公司企业内控体系欠缺的警示。公司只有改善合规内控体系,才能够有效规避合规风险。

 

4、收到举报或投诉

 

举报或投诉是企业发现员工不当行为的重要渠道。企业对收到的每一份举报或投诉都应当认真对待,调查核实举报或投诉内容的真实性,切不可因为举报或投诉涉及的事项或人员的重大性、实名或者匿名等区分对待。

每一次举报或投诉都是对企业合规体系有效性的试金石。举报或投诉渠道的畅通有效是监督员工合规的一把利器。企业重视举报或投诉,员工就不敢胆大妄为。企业忽视举报或投诉,员工就会懈怠和轻视合规。正确处理举报或投诉,可以及早把控风险,将不利影响控制至最小程度,防止事件的失控和恶化。

 

5、社交媒体负面舆论

 

正所谓人言可畏。随着互联网的发展,信息传播速度快、波及面广。当社交媒体关于企业涉嫌商业贿赂的负面舆论流出后,即使未经查实也会对企业造成非常大的不良影响。如果出现社交媒体披露企业有贿赂行为的负面新闻时,那么不但会直接影响企业的声誉,严重时还会引起相关部门的注意触发相应调查。

在应对社会媒体的负面舆论,一家有健全合规体系的企业往往比缺乏合规体系的企业更具有主动性和话语权。企业一方面应当通过内部合规调查迅速厘清负面舆论的真实性,以此确定更有效的后续应对措施;另一方面应当做好危机公关,避免舆情进一步发酵。有健全合规体系的企业甚至可以借此宣传公司健全的合规体系,化危机为机遇。

 

6、国内外政府/国际组织调查

 

国内外政府或者国际组织调查反商业贿赂案件时,不会将调查局限于几个直接涉案的员工,更会对整个企业进行调查,以确定企业以及管理层人员是否应当承担相应的法律责任。

如果已经企业建立了较为完善的合规体系,则是较有利的抗辩理由,执法人员可能会从轻、减轻甚至免除对企业的处罚。如果企业缺乏相应的合规体系,无法有效约束员工的行为,则很可能需要为员工的个人行为买单。如果最终遭受处罚,会对企业的声誉造成无法挽回的损失。因此,面临国内外政府/国际组织调查时,公司是否具备较为完善的合规体系就显得尤为重要。

 

7、合并收购

 

合并收购是企业的重大战略行为,不但是因为投入资金量较大,而且合并收购是为了后续更长效的发展。收购一个良性健康的企业是最基本的要求。在全球反腐败的大环境下,如果收购一家有商业贿赂问题的企业,尤其收购后才暴露原有的贿赂问题进而引发行政或刑事责任,对于投资方来说是简直是无妄之灾、飞来横祸。

所以,在合并收购过程中对目标公司开展专项的反商业贿赂合规调查是企业的一项重要保障措施,被收购方的反商业贿赂合规体系是影响合并收购交易的重要指标。合并收购后,对目标公司的合规体系进行全面梳理和改善往往能更进一步地保护投资方的权益。

 

8、上市发行

 

根据《首次公开发行股票并上市管理办法》第二章“发行条件”的规定,一旦公司存在商业贿赂问题,则对于公司是否合法合规经营以及是否建立健全并有效执行的内控制度存在重大合理怀疑,同时对于财务数据的真实性也将产生重大合理怀疑,将导致公司不满足“发行条件”中关于“主体资格”、“规范运行”的要求,这将对公司的首次发行产生重大的实质性障碍。

在实践中,发审委会围绕上述要点提出相关问题要求拟上市企业进行合理解释,企业则可以从合法合规证明以及自身内控措施上进行有效回答。这就意味着企业本身需搭建全面的合规制度、有完善的合规培训及管理实践,在拟上市前进行专项的反贿赂合规梳理,确保成功上市。

 

三、面对合规风险怎么做?

近年来,国内外打击腐败贿赂行为一直处于高压态势,界定为个人行贿还是单位行贿,给企业带来的影响完全不同,如果是后者,对于企业而言,不单单是罚金和声誉的问题,将会直接导致企业丧失很多项目竞标机会。过往实践中,我们也成功处理过基于完善的合规体系等证据举证避免企业陷入单位行贿的定性,亦或通过梳理合规记录证据成功处理企业反舞弊报案。因此,面对反商业贿赂合规风险,企业应当建立充分有效的内控体系,不断完善合规体系。具体可以从以下几个方面着手:

 

1、制定和定期更新合规制度

 

反商业贿赂合规制度不是简单的 “遵纪守法”类的概括性规定。反商业贿赂合规制度涉及到企业的业务招待、礼品、差旅、费用报销、账簿和记录、第三方、招投标、折扣和佣金、赞助或捐赠、会议举办、招聘、举报或投诉等方方面面。结合企业自身的经营特点,需要融入不同的管理流程和风控点。比如招待,就涉及活动形式、规格标准、审批流程、费用报销等多个方面。

合规制度制定后,企业需要密切关注法律法规变化并结合制定实施后遇到的问题和处理经验,定期审阅和更新合规制度,使得合规制度更贴合企业经营的实际情况。

 

2、注重合规培训

 

有了制度后,只有让员工充分地了解、接受制度才能得到有效的贯彻落实。合规培训是员工了解和接受合规制度的重要途径,不仅能让员工快速、形象地了解合规制度,更能与员工实时互动及时解决员工的疑惑和不解。通过培训,不仅使合规制度深入员工内心,更营造出企业的合规文化和氛围,使得员工潜移默化地形成合规意识。

好的合规培训,要从内容上要做到针对性、及时性和具体性。针对不同的培训对象,有不同的培训重点。例如管理层和普通员工,国内员工和海外员工在培训内容上会有不同的侧重。培训材料也应当及时更新,不断补充法规或公司制度变化的内容,同时及时向员工们普及当下执法情况和热点。此外,培训内容要注重结合实例,以具体的情景模式和实际案例增强员工的理解和参与。好的合规培训,除了内容方面的精心设计,更需要规范的流程设计。缺乏合理的培训流程,很可能使得公司既有的培训努力付诸东流,在应对政府调查时处于不利地位。

 

3、设立独立的合规职能部门或岗位

 

一个具有完善合规体系的企业,往往会设立独立的合规职能部门或岗位。仅仅有一个专门的合规职能部门或岗位并不一定使其当然地具有独立性。一些企业的合规岗位是由业务部门领导兼任,或者需要向业务部门领导汇报,这就很难保证其部门或岗位的独立性。

只有保证合规职能部门或岗位的独立性,企业赋予较大的合规管理权限,才能使合规职能部门或岗位的人员敢于行事,敢于叫停、调查和纠正违规行为。否则,相关人员很难放开手脚去真正地推动企业合规体系的落实和改善,最终可能会酿成大错。

 

4、建立自发开展合规调查和审计机制

 

开展合规调查和审计,是发现合规潜在问题的重要手段。一些企业的合规调查和审计,往往是由投诉或举报而引发的。但投诉或举报所引发的合规调查和审计,往往具有被动性和片面性,没有投诉或举报就不主动调查和审计,调查的方向也局限于投诉或举报的具体事项。一些企业的合规调查和审计过度地依赖投诉或举报。例如,因为长期没有收到过投诉或举报,就一直不开展合规调查和审计,或因为不时地收到投诉或举报从而开展过多次调查,就认为不需要再另行自发地开展合规调查和审计。

企业自发开展的合规调查和审计,与投诉或举报引发的合规调查和审计出发点存在明显不同,能对企业各环节、各流程进行全面的合规诊断,及时发现投诉或举报以外的潜在问题。缺乏对企业整体合规调查和审计,就会丧失对企业合规体系运行效力的正确判断。因此,建议企业定期或随机开展合规调查和审计,建立自发调查和审计机制,不应过度依赖投诉或举报。

 

[1] 《市场监管总局关于进一步加强反不正当竞争执法工作的意见》(国市监竞争〔2018〕48号,2018年5月11日)

[2] 《市场监管总局办公厅关于贯彻落实<关于防范和制止借“不忘初心、牢记使命”主题教育搞不当营商活动的通知>暨开展重点领域反不正当竞争执法行动的通知》(市监竞争〔2019〕42 号,2019年7年31日)

【作者:戴书晖 ;来源:瀛泰律师事务所】


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