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普华永道:大合规背景下,“反舞弊调查”的难点与应对

普华永道:大合规背景下,“反舞弊调查”的难点与应对

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在近几年高潮迭起的反腐风暴影响之下,各行各业和公众对反腐的认识逐渐深入,对腐败和舞弊之于企业和社会的危害也更为了解。在刚过去的2019年里,国内知名互联网企业纷纷公布内部反舞弊调查成果,部分案件涉案金额巨大,部分涉案员工被移送公安,部分合作商被纳入企业的供应商黑名单。

 

虽然企业反舞弊的意识和合规经营的决心逐年加强,企业的内部监察工作在全民网络时代也面临着困境,传统的纪检监察手段和方法面临着诸多挑战。从调查取证者的角度,监察人员需要获取尽可能多方面的证据还原事实,并最大可能保证证据效力和证明力以协助结案处理;从合规践行者的角度,监察工作的开展受诸多“红线”限制。我们建议企业结合自身风险偏好,综合考虑人力、法务、合规、监察等资源,制定合理高效的纪检监察机制和策略。

我们注意到,证据识别和获取的难点集中体现在以下方面:

1. 电子数据取证:

 


曾经,办公电脑的电子数据审阅能为调查带来突破性进展。而随着即时通信工具的普及,企业员工,尤其是办公场所不固定岗位的人员,更多使用微信、私人电话、私人邮箱等方式处理公司业务。这导致办公用设备保存的电子数据价值降低,调查中对即时通信记录的需求日益增强。但是,在获取即时通信记录时,如何在不涉及个人信息的情况下,有效识别并抓取业务信息;如何防范存储在即时通信记录里的业务信息不被随意清除,仍是困扰企业合规、监察团队的普遍问题。此外,从技术角度来看,对即时通信记录中包含的个人和公司信息仍缺乏有效的隔离保护手段。

应对上述挑战,建议企业可考虑以下折中方法:

  • 从政策层面,明文要求不得使用单位配发的工作电脑、固定电话、手机和其他移动终端以外的设备沟通工作信息,并规定若通过个人移动设备生成、传输或沟通的涉及单位业务的信息,则相关信息为企业资产且企业进行违规事件调查时有权获取。例如,若通过移动设备向员工沟通工作安排、推送邮件等,可通过制定政策、加强合规文化建设等要求员工在调查时配合合规工作,主动披露相关业务信息。
  • 对公司电子设备的本地文档管理,可考虑对本地硬盘进行权限设置,一般可限定本地文件只能储存在特定的硬盘区域,当设备联网时,公司即可在后台对预设的硬盘分区进行备份,从而减少电子文档获取的沟通成本和时间成本。
  • 对储存在服务器的文件,有条件的企业可考虑实时备份,以减少调查时的取证失效风险。

2. 利益冲突的识别:

 


基于公开和非公开信息的第三方背景核查虽是利益冲突证据收集的重要手段,但由于个人信息保护、强制公示信息内容有限、信息质量等限制,导致对关联关系的认定困难。另一方面,使用经销商、代理商销售模式的企业,常见企业员工与经销商、代理商窜通低买高卖,经销商、代理商之间串标、围标的情形。而员工、经销商和代理商之间通常不存在明显的关联关系。


应对上述挑战,我们建议:

  • 首先企业可基于自身风险偏好,通过政策明确利益冲突的定义及特定允许或不允许的利益冲突情形。例如:是否将不存在明显的持股关系、但有证据表明员工与供应商之间存在未披露的个人关联关系的,定义为利益相关;是否允许在提前申报、建立充分利益隔离的基础上,通过供应商准入流程引入与员工存在利益关系的第三方,或绝对禁止引入任何与员工存在利益关系的第三方。
  • 建立贯穿第三方全生命周期的风险管理流程,可考虑借助技术手段辅助管理。企业对第三方的合规管理应贯穿选用、签约、交易过程监控、绩效考评和合作终止的全生命周期。并可通过建立供应商数据库,采集、集中管理供应商特征信息,如:注册地址、联系人和联系方式、法人和高管成员等。通过对上述信息的交叉核验,可在一定程度上主动发现串标、围标的可能。同时,在充分保护个人信息的基础上,可打通供应商信息与员工人事档案的信息,事先预防未披露的利益关联/冲突情形。
  • 通过全生命周期的第三方管理,也可实现定期对第三方绩效考评,并将合规指标纳入考核范围,对长期存在不合规或涉严重不合规情形的第三方,考虑终止合作关系。
  • 为防范员工和第三方超越业务关系的利益关联,可考虑通过轮岗制切断联系。

3. 访谈的证据效力:签字,录音,录像

 


对目标人进行访谈,是调查进入后期、对获取的线索进行最后梳理、还原真相的重要手段。访谈中所获得的信息通常可作为后期人事处理、移交司法的重要依据。在实务中,常见的访谈证据留存手段包括要求目标人在访谈纪要上签字、对访谈进行录音、录像等。取证过程中存在哪些可能使证据失效的合规风险?各类别的证据效力如何?

企业应考虑:

  • 应首先选择在征得被访者许可的情况下进行录音、录像,此外应考虑保护被访者和他人的肖像权。若在未征得被访谈者许可情况下进行录音,需确保在过程中未侵犯对方和他人的合法权益(如:是否有限制对方人身自由、是否侵犯对方和他人隐私权等情形)或者违反法律禁止性规定。
  • 在访谈后,应要求被访者在访谈记录上签字。如被访谈者对访谈记录进行了实质上的修改,则构成对修改后相关表述的自认;若针对部分词语进行修改,则很难构成自认。需要注意的是,不管在哪种情况下,被访谈者的局部修改都不构成对整篇访谈记录的确认,即受访者的签名确认仍是必需的。
  • 若被访谈者在事后表示自己是迫于压力或威胁才在访谈记录上签字,则原则上需由被访谈者举证证明自己受到了压力或威胁,并从善意第三人的角度客观、专业、中立地对当时的情况进行评估。
  • 从证据效力上来说,被访谈者签字笔录形成的书证的效力强于录音、录像形成的视听资料的效力。

 

来源:普华永道中国   由四大君编辑整理。

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