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法务与律师的沟通之道

法务与律师的沟通之道

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法务与外部律师的沟通,是一种综合了管理指令与专业交流的商务沟通。它不同于法务与老板的沟通,也不同于法务之间的沟通。法务与律师的沟通,不是为了说服律师,而是为了安排和协调律师有更好的产出。也就是说,法务与律师的沟通是一种工具性非常强的沟通,就是为了帮助企业享受性价比更高的法律服务。这也是企业在已雇佣法务的情况下,仍将法律事务外包给律师事务所的初衷。

一、法务与律师沟通应考虑的因素

法务与律师沟通,目的性很明确。它不仅是一种专业交流,更是一种工作监督。大多数的企业,只要设置了法务部(潜在意思是企业至少拥有一定的规模),其发展过程中总是会有再聘请外部律师的需求。公司诉讼的需要、融资的需要、项目合作的需要等,所产生的事务,基于各种原因不一定由法务部来做。但又因为这些事务都是法律相关的事务,所以这些事务的协调与推进等,一般还是会交给法务部来完成。当然,不排除在部分企业中,因其他原因,法务部不参与。这种情况存在,但属于少数,且未来公司越来越需要一个专业的部门来对接外部律师事务所。这个专业的部门当然即是了解法律、了解律师事务所的公司法务部。

法务与律师沟通应考虑哪些因素?有效沟通理论提示我们,可以从三个层面来思考:自我、对象与关系。自我是指法务在与律师沟通时,如何认识沟通事项对法务本身意味着什么,法务应当怎样从自身角度提高沟通的效率与效益。对象是指法务应对律师的运作方式有足够的了解,对律师市场的供给有足够的了解。关系是指法务应当与律师构建一种什么样的关系才能更好地满足企业聘请外部的律师的本来需求,而不会因关系错位引起无价值的冲突。

对自我的了解,其实就是对企业外包法律事务背景的了解以及法务本人的处事风格的掌握。企业要聘请外部律师,一定有其原因。如总结会发现,在企业有法务部的情况下,仍然聘请外部律师,有这么几种情况。一是企业遇到例外或紧急的法律问题,如重大的诉讼或危机,企业会聘请外部律师。二是出于法律、法规或或第三方的要求,企业必须聘请外部律师。如企业IPO上市、企业发行ABS债券等。三是企业要利用外部律师的名声或资源,企业会聘请律师。最后一个是法务部人手不足,企业会将一些常规法律事务外包。在包括但不限于以上几种情况下,企业会将法律事务外包给外部律师。法务与律师的沟通的前提就是要了解企业为什么要外包。另外,企业法务负责人的个人沟通风格,也应当成为法务与外部律师沟通考虑的因素。有的法务负责人比较强势,愿意主导与律师的协作;有的法务负责人愿意以一种配合的姿态去维持与律师的合作。这些都是沟通前先要了解的“自我”反思。

对律师事务所的运作和律师需求的掌握,是法务与律师沟通应注意的第二事宜。律师事务所由律师、律师助理、行政人员等组成。律师又分主任、高级合伙人、普通合伙人、专职律师、实习律师等。在律师事务所内,律师事务所为律师提供接案与营销等方面的支持。有发言权的是主任和业绩靠前的合伙人或律师。律师助理和实习律师较多地承担事务性的工作和简单的法律工作。法务沟通时要注意与之打交道的律师在律师事务所中的地位和其负责的事项。律师的主要日常工作包括制定营销计划、学习专业知识、进行市场营销活动、交付法律服务产品、维护客户关系等五部分。律师的需求也是围绕这些日常工作而展开的。律师与法务进行沟通时应该就属于律师的“交付服务产品”。基于工作分布,这里有一个特别值得关注的是,法务与律师沟通,是为了提高外包的法律服务质量与效益;律师与法务沟通,是为了完成“法律服务产品的交付”。两者在各自工作领域中所占权重并不一致,这引发了一些沟通障碍。

法务与律师沟通还要把握与律师的关系。法务与律师沟通,本质上是一种工作沟通。双方都是为解决工作上的难题而进行交流、互动的。按照沟通理论,沟通一定同时具有内容和关系两个向度。内容是沟通者要完成的目标的信息传递,主要就是法务与律师沟通的专业问题。但同时,沟通者一定会带有自己的感觉在里面。即沟通者会不自觉地表达出与被沟通者的关系维度。如某些法务在与不同的律师沟通时,其表现出的“关心”是不同的。对于诉讼律师,他们表现出喜欢询问律师的人脉背景。对于非诉讼律师,他们希望律师告知他们的项目经验。这些“关心”事项,其实表明法务在尝试构建与律师的关系的切入点。

二、只将适当的工作外包

法务与律师沟通,一要达到企业的目标,二要满足律师的需求。否则,要么企业这边会解除委托,要么律师那边会不再接受委托。两者目标的实现,是法务与律师良好沟通的基础,而这取决于法务是否能将适当的工作外包。前文已述企业在有法务部的情况下,依然将法律事务外包的几种情形。在每一种情形下,应继续考虑具体的适合外包的场景。

何为适当?适当的事务给适当的律师,再用适当的管理方式来推进。这是法务与律师沟通结构性的安排。如果工作不适合外包,而强行外包,那么肯定会带来不畅的沟通,甚至是形成很多法务所说的“相互鄙视”的局面。如企业频发的诉讼案件,按照企业的通常做法,对于诉讼,一般会交给外部律师来做。但对于这种频发的纠纷,如果不仔细分析其可归责于企业运营或管理方面的漏洞,就一股脑打包给外部律师。即便律师取得了胜诉或符合企业期望的诉讼结果,那也离企业真正的需求有一段距离,迟早会对法务与律师的良好合作关系造成负面影响。

所以,法务要与律师保持良好的合作关系,先从外包事务的筛选做起。适合外包的诉讼法律事务是那种法务处理起来缺乏经验、缺乏相关人才,而律师处理起来则可直接借用其原来的经验、共享律所其他同事的专业经验等的相关事务。总结一下,适合外包的事务其实就是律师处理性价比更高的事务,法务自行处理则需要追加更多资源的事务。

三、管理外包事务的流程

法务与律师沟通,是在将法律事务外包给律师以后才会发生。这里的法律事务,包括常年法律顾问事务。一旦外包后,很多法务以为所有事务的解决都可自动落实了。其实,根本不是这样。现实中,经常听法务抱怨律师,说收了很多律师费,但应提供的服务却少之又少。很多法务信誓旦旦地说明年要换掉某某律师事务所。

为什么会造成这种沟通失败的局面呢?根本原因是法务缺乏对已外包出去的法律事务的管理。常年法律顾问外包给律师,需要法务经常与律师互动,向律师提出企业的需求,如果没有具体的需求,也可要求律师提供一些诸如法律与政策的研究、法律培训的帮助。诉讼案件外包给律师,更加需要法务主动与律师共同拟定策略,定期联系获得进度报告。融资项目相关的法律事务外包给律师,也需要法务与律师推进项目进展,让企业能感知项目的完成进度和完成效果。

管理外包事务的流程,是法务进行律师管理的很重要的一部分。它可以促进法务与律师在达成共同目标上保持一致,从而实现法务与律师的良性沟通。

四、要求律师投入时间

法务有时抱怨律师,是因为律师没有投入足够的时间用于法务所外包的事务。或者说,不是当时谈合作时的律师投入了足够的时间。很多律师团队与企业洽谈时,往往是由经验丰富的合伙人律师出面,后期具体操作时,则会另派年轻律师来对接,甚至负责。这个其实是由律师的工作时间分配决定的。经验丰富的律师,单位时间内的产出与费用,要比普通律师的产出和费用要高。同样一件事,视其复杂程度和难易程度,交给哪种类型的律师来做,都是有讲究的。如果律师事务所尝试用低年级的律师代替高年级的律师来提供法律服务,那么就会引起法务的不满。

虽然选择合适的外包项目再外包,以及管理外包事务的流程,都可以判断律师事务所是否投入了正确的律师及其用于工作的时间。但这两种方式下,仍然会有不合理的指派存在。法务要主动消除这种现象,必须通过沟通,要求律师投入足够的时间,用于外包事项的完成。这里足够的时间,包括正确的律师的有效时间。

五、要有多个律所备选

跟很多服务型事务的委托一样,在委托之前,委托人掌握较大的权力;但一旦形成委托,则受托人凭借专业优势,可能会有损委托人的利益。即便不是故意损害,因为受托人的不尽职,也会背离当时委托的本来意图。委托人的利益间接受到很大影响。

企业选定律师事务所后,律师在外包事务的具体处理上是掌握发言权的。法务要与律师达成协作,基本上也是会配合律师的专业意见的。但有时如果律师的意见,在法务看来,不那么专业,特别是不灵活,或不能直接适用于企业,需要法务再加工等,法务要有备选的律师事务所。也就是说,为了与律师形成有利于企业利益的关系,法务要有比较好的退出和威慑机制。

法务可以认定律师的工作不符合要求而解除委托,也可以一开始就告知律师有多个备选律所在排队。通过这种压力及其实施,法务即可保持对律师的主动,从而更好地维护与律师事务所的关系,而不是一味迁就律师或被律师牵着鼻子走。

六、保持适当距离

法务与律师合作时间长了,双方自然成为朋友了。这样的关系有助于法务与律师进行工作上的交流吗?这种进一步的亲密关系,对于法务与律师的沟通,可谓有利有弊。好处就是法务熟悉了律师的专业擅长、工作方式,甚至是个人性格,对于双方的沟通,可以快速、高效地表达各自的意思,对于目标事项的完成,也是有协同效应的。

但这种关系下的沟通,其实也是有弊端的。坏处就是法务在管理目标事务的流程、监督目标事务的进展时,可能碍于与律师朋友的关系,而忽视了外包事务本身的结果,背离了企业外包该事务的本来目的。

因此,如果专门探讨法务与律师之间的人际关系,笔者认为,法务与律师保持适当的距离会更有助于实现法务与律师的良好沟通。一方面,正如前述的弊端,法务还是应把外包事务工作本身放到首位。另一方面的原因,在于企业内部的合规需要。毕竟法务外包,对于企业来说,也是一种服务的采购行为。如企业内负责采购的人员,与供应商走得太近,则会使人不得不怀疑采购人员的公正性,以及会担心可能引发的道德风险问题。

七、发挥律师的优势

法务与律师实现最佳沟通的目的是完成企业外包法律事务的初始目的,即让律师提供一种比法务性价比更高的法律服务。双方进行交流应当朝这个方向努力,在这个交流中,法务的主动性,应该比律师的要强。毕竟法务是代表企业方,而企业方是委托方、付款方,要让所购服务价有所值,当然得督促、管理提供服务的一方。

法务与律师的沟通,是代表企业与律师进行的沟通,是一种期待着收益大于成本的沟通。如前述,企业内的专业沟通是为了让企业项目得以推进,让专业知识与经验得以用到项目上来。虽然律师不是企业内的员工,但沟通目的是一样的。因此,法务与律师沟通,就是要尽量发挥律师的专业优势、资源优势。把这种优势的发挥,融入到法务对律师的沟通内容中。

(节选自《法务之道》,作者:陶光辉)


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